Organizarea unui eveniment, oricare ar fi natura lui, necesita o planificare reala si nu poate fi realizata cu mare usurinta daca doresti ca rezultatele sa fie spectaculoase. Mai ales atunci cand este vorba de organizarea unor evenimente corporate este nevoie de stabilirea pasilor necesari pentru ca totul sa iasa pe masura asteptarilor.
Stabileste obiectivele de la bun inceput
Crearea unui eveniment nu se poate face fara o nevoie reala a companiei. Intr-adevar, nu este vorba de a crea un eveniment corporate pentru frumusetea gestului, ci mai degraba pentru a configura un eveniment care are loc si care iti va permite sa indeplinesti obiective precise. Prima intrebare la care este nevoie sa raspunzi este legata de motivul pentru care creezi acest eveniment. Vrei sa-ti rasplatesti angajatii? Lansezi un produs nou? Vrei sa oferi afacerii noi perspective?
Specifica natura evenimentului
Cele mai citite articole
Cel mai important lucru atunci cand planifici un eveniment este sa-i determini natura. Este vorba mai ales de a propune un eveniment care intereseaza direct publicul tinta. Acum ca iti cunosti obiectivul si publicul, gandeste-te ce tip de eveniment de afaceri este cel mai potrivit pentru ei: o masa simpla, o conferinta, un seminar o prezentare etc. Exista multe solutii din acest punct de vedere, depinde doar de nevoile pe care le ai care este cea mai potrivita pentru tine.
Stabileste data si locul
Odata ce natura evenimentului si a partilor interesate iti sunt fixate in minte, urmatorul pas in organizarea evenimentului este sa il programezi. Aceasta implica in mod natural alegerea unei date si a unui loc pentru eveniment. Desigur, va trebui sa te asiguri de disponibilitatea locului si de data aleasa pentru a lansa invitatiile. Deoarece organizarea de evenimente necesita timp pretios, se recomanda sa alegi o data care este destul de indepartata in timp. Se recomanda, de asemenea, rezervarea locului cu cel putin trei luni inainte. In general, este de preferat sa eviti weekendurile (inclusiv vineri seara) si vacantele scolare. Este de preferat organizarea evenimentului in zilele saptamanii, marti sau joi, ziua in care parintii sunt cei mai disponibili. Verifica intotdeauna daca data aleasa nu coincide cu un eveniment similar, mai ales daca este un eveniment important pentru tinta companiei.
Pregateste-te pentru eveniment
Odata ce evenimentul este fixat in timp si spatiu, trebuie doar sa il pregatiti in cel mai concret mod posibil. Aceasta implica in mod natural crearea programului de evenimente, invitatia si pregatirea atmosferei, implementarea logistica (achizitionarea sau inchirierea de echipamente, contacte cu cateringul, pregatirea echipei server etc.). Daca ai ales sa te ocupi singur de planificarea evenimentului ar trebui sa poti detalia fiecare minut al evenimentului pentru a fi sigur ca nu uiti nimic. Cum vor fi primiti oaspetii? Care vor fi diferitele prezentari? Cat va dura fiecare prezentare? Ce echipament va fi necesar? Asigura-te ca totul este organizat la minut si nu uita sa informezi vorbitorii despre necesitatea respectarii calendarului. Nimic nu este mai enervant pentru un invitat decat sa vada un eveniment desfasurandu-se intr-un ritm nepotrivit.