O papetarie online este cea mai buna solutie pentru organizarea biroului, deoarece ofera o gama vasta de solutii de stocare eficiente pentru documente, alaturi de alte produse utile intr-un birou.
Papetarie online – solutii de organizare
Fiecare element care nu se afla la locul lui ar trebui sa fie asezat corespunzator. Prin urmare, se pot folosi rafturile si dosarele, dar si acestea trebuie sa fie tinute in ordine.
Un birou structurat pe zone este mai usor de organizat. Recomandarea specialistilor este sa se aleaga zonele in functie de destinatie: zona de lucru, zona de depozitare, zona de relaxare. In zona de depozitare intra in scena produsele dintr-o papetarie online. Acolo vor fi puse instrumentele de scris in suporturi speciale, iar documentele vor fi asezate in dosare. Echipamentul si consumabilele trebuie sa stea la locul potrivit, pentru ca in birou sa fie ordine.
Pozitia echipamentelor si a consumabilelor care sunt cel mai des folosite trebuie sa fie la indemana. Lucrurile utilizate rar pot fi stocate pentru momentul in care este nevoie de ele, iar stocarea se face in zone mai indepartate.
Se poate cumpara si un producator de etichete, care este foarte usor de utilizat. Se recomanda alocarea de timp pentru a eticheta rafturi, containere, sertare sau cosuri. Acestea sunt utile atunci cand se fac sortari, dar ii vor ajuta si pe altii care ar putea avea nevoie sa gaseasca, sa utilizeze sau sa puna ceva in spatiul de lucru.
Pe masura ce totul se muta complet in era digitala, nevoia de a stoca fisiere din hartie a scazut.
Poate fi creat un dosar pentru intalniri – unde stau toate elementele „de discutat”, impreuna cu elementele care trebuie transmise, rapoartele care trebuie furnizate etc. Acest lucru ajuta la pregatirea pentru intalniri.
Existenta unui dosar pentru munca de zi cu zi este de asemenea util. Foarte multe dintre documentele zilnice raman in asteptare pana cand este nevoie de ele. Asezandu-le intr-un dosar special (etichetat cu „Asteapta raspuns”), lucrurile se vor simplifica si nu vor mai exista mormane de hartii pe birou. Dosarul poate fi verificat la fiecare cateva zile, pentru actiuni exceptionale ce trebuie urmate.
Cutiile de stocare sunt foarte importante pentru ca vor pastra perfect documentele de care nu mai este nevoie. Atunci cand nu mai este nevoie de documente pot fi date la reciclare sau trimise in arhiva.
De asemenea, este recomandat sa existe un spatiu de depozitare pentru toate proiectele care au suferit amanari si care vor fi scoase din nou, la nevoie.
Cand un proiect este finalizat, se pot pune toate materialele laolalta si pot fi trimise la arhiva. Se vor pastra in birou doar „dosarele in lucru”, pentru proiectele aflate in derulare.
Biroul ar trebui sa fie si el foarte bine curatat. Uneori se mai strecoara hartii si ambalaje, pixuri goale, cutii de capse goale si alte astfel de lucruri complet inutile. Debarasand spatiul, va ramane mai mult loc de desfasurare. Lasand doar elementele care sunt esentiale pentru utilizare zilnica, spatiul va fi mai aerisit si va favoriza mai mult munca.
